1. Prüfen Sie die Struktur Ihrer Debitoren?

Bei den meisten Unternehmen entfällt auf relativ wenige Kunden ein überproportional hoher Anteil an den Debitoren. Gefahr hierbei: spürbare Verluste bereits durch nur einen insolventen Großkunden oder mehrere mittelgroße Pleiten.

2. Erkennen Sie rechtzeitig künftige Gefahren im Forderungsbereich.

Analysieren Sie dazu die Ursachen für bisherige Forderungsausfälle. Beachten Sie ebenfalls die Höhe der kalkulierten Deckungsbeiträge bei den einzelnen Produkten. Prüfen Sie bei knapp kalkulierten Preisen die Bonität Ihrer Kunden noch genauer.

3. Führen Sie eine genaue Bonitätsprüfung speziell bei Neukunden durch.

Externe Auskünfte, z. B. bei Banken oder Wirtschaftsauskunfteien, sollten für Sie vor einer Auftragsannahme/Lieferung obligatorisch sein, ebenso die Feststellung der Firmendaten und der Vertretungsbefugnis. Nutzen Sie auch Ihre eigenen Außendiensthinweise und Bilanzauswertungen sowie eventuell vorhandene eigene Zahlungserfahrungen.

4. Legen Sie angemessene/individuelle Kreditlimite fest und überwachen Sie diese.

Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungskonditionen. Legen Sie daher nach Abschluss Ihrer Bonitätsprüfung gemeinsam mit dem Vertrieb/Management das Kreditlimit und die Zahlungskonditionen fest. Bieten Sie Ihren Kunden Anreize, möglichst rasch zu zahlen (Skonto).

5. Stellen Sie Rechnungen zügig und überwachen Sie die Zahlungseingänge.

Fakturieren Sie sofort, nachdem die Leistung erbracht wurde und setzen Sie einen eindeutigen Zahlungstermin. Achten Sie dabei auf korrekte und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern.

6. Installieren Sie ein strenges Mahnwesen.

Obwohl das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen vorsieht, dass Schuldner auch ohne Mahnung bereits 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug geraten, sollten Sie Ihrem säumigen Kunden spätestens zwei Wochen nach Zahlungsverzug die erste Mahnung schicken. Mahnen Sie auch ein zweites Mal. Dann aber sollten Sie weitere Schritte gegen den Säumigen einleiten (Mahnbescheid, Inkassounternehmen, Rechtsanwalt).

Erfolgreiches Mahnen und Eintreiben von Außenständen-Praxis-Tipp: Mit telefonischem Mahnen haben viele Firmen gute Erfahrungen gemacht. Prüfen Sie die Einführung in Ihrem Unternehmen.

7. Prüfen Sie die Vereinbarung von Sicherheiten.

Angesichts des intensiven Wettbewerbs verzichten viele Unternehmen auf wirksame Sicherheiten. Dies trifft auch immer häufiger auf Auslandsgeschäfte zu. Achten Sie unbedingt in Deutschland darauf, den Eigentumsvorbehalt (EV) mit seinen Erweiterungsformen wirksam zu vereinbaren. Im Ausland ist dies jedoch nicht möglich oder nur eingeschränkt. Je nach Bonität des Kunden sind daher weitere Sicherheiten notwendig.

Erfolgreiches Mahnen und Eintreiben von Außenständen-Praxis-Tipp: Zur rechtlichen Wirksamkeit des Eigentumsvorbehaltes gehört eine Einigung beider Parteien, die z. B. nicht gegeben ist, wenn zwar die eigenen Verkaufsbedingungen, aber nicht die Einkaufsbedingungen des Kunden einen entsprechenden Passus über den EV beinhalten. Lassen Sie sich vom Kunden in diesem Fall unbedingt das Einverständnis zu den von Ihnen gewünschten EV-Bedingungen schriftlich geben.

8. Erfolgt eine wirksame Absicherung durch eine Kreditversicherung?

Oft lohnt die Zusammenarbeit mit einem Kreditversicherer. Die spezialisierten Dienstleister konzentrieren sich auf die eingehende Beurteilung von Unternehmen. Durch diese Zusammenarbeit werden Ausfälle vielfach vermieden, ansonsten erhalten Sie weitgehend Ersatz. Ihr Debitorenmanagement wird zudem spürbar entlastet.

9. Haben Sie die Exportrisiken im Griff?

Als Exporteur stehen Sie angesichts des weltweit deutlich gestiegenen Wettbewerbs vor dem Problem, angemessene Kreditlinien festzulegen, obwohl die Bonitätsbeurteilung Ihrer Kunden oftmals äußerst schwierig oder gar unmöglich ist. Sicherungsmaßnahmen wie der Eigentumsvorbehalt können nicht oder nur eingeschränkt vereinbart werden. Nutzen Sie daher alle Informationsquellen und Sicherungsmaßnahmen und schalten Sie gegebenenfalls Dienstleister, (Inkassodienste, Kreditversicherer, Factoringinstitute sowie Banken) ein.